Miercuri, 08 Februarie 2012

Prima pagina > DIRECTIA JUDEŢEANĂ DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR

DIRECTIA JUDEŢEANĂ DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR

Obiect de activitate

      Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Cluj are ca scop exercitarea competenţelor ce îi sunt date prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de evidenţă a persoanelor, stare civilă şi eliberarea documentelor în sistem de ghişeu unic.
      Activitatea direcţiei judeţene, se desfăşoară în interesul persoanei fizice şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor statului, exclusiv pe baza şi în aplicarea legii.
      În îndeplinirea atribuţiilor cu care este investită, Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Cluj cooperează cu celelalte direcţii, servicii şi compartimente ale Consiliului Judeţean Cluj, ale primăriilor din judeţ, ale Ministerului Administraţiei şi Internelor şi dezvoltă relaţii de colaborare cu autorităţile publice, agenţi economici, organizaţii neguvernamentale, precum şi cu persoane fizice, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor legislaţiei în vigoare.

Segmentul de piaţă căruia se adresează
Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Cluj coordonează şi controlează metodologic activitatea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor organizate în subordinea consiliilor locale municipale, orăşeneşti şi comunale de pe teritoriul judeţului.
Activitatea organizaţiei are în vedere şi deservirea persoanelor fizice şi juridice pe linie de evidenţă a persoanelor şi de stare civilă.

Scurt istoric

       Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Cluj, înfiinţată în baza Ordonanţei Guvernului nr.84/2001, cu modificările şi completările ulterioare, prin hotărâre a Consiliului Judeţean Cluj, funcţionează ca instituţie publică de interes judeţean, cu personalitate juridică, sub autoritatea administraţiei publice judeţene şi este condusă de un director.
       Activitatea Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Cluj este coordonată de preşedintele Consiliului Judeţean Cluj.
      Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Cluj - ca serviciu public comunitar judeţean specializat – este constituită prin reorganizarea serviciului de stare civilă din aparatul propriu al Consiliului Judeţean Cluj şi al Biroului Evidenţa Populaţiei din cadrul Serviciului de Evidenţă Informatizată a Persoanei.

Structura organizaţiei

Conducerea Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Cluj este asigurată de un director care reprezintă direcţia în relaţiile cu şefii direcţiilor şi serviciilor din cadrul Consiliului Judeţean Cluj, din cadrul Instituţiei Prefectului Cluj, precum şi cu şefii unităţilor din M.A.I. ori cu instituţiile publice ale administraţiei publice locale din judeţ.

În aplicarea prevederilor legale, directorul poate delega atribuţii din competenţa sa personalului din subordine.
Directorul Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Cluj răspunde în faţa Consiliului Judeţean de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit fişei postului.
Conducerea serviciilor de specialitate ale direcţiei judeţene este exercitată de şefii acestora, iar în lipsa lor de către o persoană desemnată de fiecare şef serviciu.
Şefii structurilor subordonate Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Cluj răspund de întreaga activitate pe care o desfăşoară, în faţa directorului direcţiei judeţene.
Şefii structurilor subordonate Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Cluj conduc întreaga activitate pe liniile lor de competenţă şi reprezintă direcţia în relaţiile cu celelalte structuri ale Consiliului Judeţean, ale Prefecturii, ale altor unităţi ale M.A.I. şi autorităţi din afara ministerului, conform delegării şi dispoziţiilor primite.

Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Cluj are în componenţă 4 servicii:
a) Serviciul Evidenţă Persoane cu 1+7 posturi, care la rândul său coordonează cele două compartimente:
- Compartimentul Regim Evidenţă şi Ghişeu Unic cu 6 posturi,
- Compartimentul Informatică cu 4 posturi;
b) Serviciul Stare Civilă cu 1+10 posturi;
c) Serviciul Juridic - Contencios, Resurse Umane, Integrare Europeană şi Relaţii Publice cu 1+7 posturi;
d) Serviciul Financiar - Contabil şi Asigurare Tehnico - Materială cu 1+7 posturi, conform Hotărârii Guvernului nr. 2104/2004 de aprobare a Metodologiei privind criteriile de dimensionare a numărului de funcţii din aparatul serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, constituirea patrimoniului şi managementul resurselor umane.
Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Cluj este condusă de un director, numit în funcţie prin hotărâre a Consiliului Judeţean, în condiţiile legii, cu avizul Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date.
În exercitarea atribuţiilor ce îi revin, directorul direcţiei judeţene, emite dispoziţii cu caracter individual.

Domeniul de activitate

Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Cluj are următoarele atribuţii principale:
1. actualizează şi verifică Registrul de Evidenţă a Persoanelor al Judeţului Cluj;
2. utilizează şi valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor;
3. furnizează, în cadrul Sistemului Naţional Informatic de Evidenţă a Populaţiei datele necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor;
4. coordonează şi controlează metodologic activitatea Serviciilor Publice Comunitare Locale de Evidenţă a Persoanelor;
5. aprovizionează Serviciile Publice Comunitare Locale de Evidenţă a Persoanelor cu imprimantele necesare activităţii de evidenţă a persoanelor şi starte civilă, distribuite de D.E.P.A.B.D.;
6. controlează modul de gestionare şi de întocmire a Registrelor de stare civilă;
7. monitorizează şi controlează modul de respectare a prevederilor legale în domeniul asigurării protecţiei datelor referitoare la persoană;
8. gestionează resursele materiale şi de dotare necesare activităţii proprii;
9. ţine evidenţa Registrelor de stare civilă, exemplarul II şi efectuează menţiuni pe acestea, conform comunicărilor primite;
10. îndeplineşte şi alte atribuţii stabilite prin reglementări legale.

Dificultăţi în desfăşurarea activităţii instituţiei

       Activitatea pe linie de evidenţă şi stare civilă a fost îngreunată datorită unui vid legislativ existent în anumite perioade de la înfiinţarea acestor structuri, şi în mod special al normelor metodologice de aplicare a legislaţiei pe linie de evidenţă, respectiv stare civilă.
În contextul cooperării interinstituţionale s-a constatat o colaborare insuficientă cu instituţii din administraţia publică, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor specifice acestui domeniului de activitate.
        Neadaptarea în toate cazurile a măsurilor de descentralizare a unor categorii de servicii oferite cetăţenilor fapt care îngreunează soluţionarea cu celeritate a acestor categorii de lucrări.
       Urmare a comasării Inspectoratului Naţional pentru Evidenţa Persoanelor şi Centrului Naţional de Administrare a Bazelor de Date, potrivit H.G. 1367/2009 şi înfiinţarea ca organ de specialitate al administraţiei publice centrale a Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date, au apărut o serie de inadvertenţe şi în ceea ce priveşte şi activitatea, respectiv componenta de resurse umane în cadrul serviciilor publice comunitare judeţene şi locale de evidenţă, aspect care nu face altceva decât să influenţeze negativ activitatea acestor servicii până la elaborarea unor norme metodologice de aplicare a acestor proceduri legale şi al altora care se vor impune a se elabora în acest sens.

Obiectivele îndeplinite în anul 2009

1. Derularea proiectului pilot de modernizare a Sistemului Naţional Informatic de Evidenţă a Populaţiei (SNIEP), prin realizarea unei reţele de tip VPN şi construirea infrastructurii de comunicaţii între D.J.E.P., S.P.C.L.E.P.- uri şi RCVD a M.A.I. precum şi implementarea noii variante a softului de aplicaţie:

2. Implementarea Proiectului PHARE „Modernizarea activităţilor de evidenţă a persoanelor în judeţul Cluj”, pe linia de buget RO 2005 – 2005/017-553.01.03.05.01 şi PHARE 2006 RO – 2006/018-147.01.03.02.03, cu cofinanţare de la bugetul propriu al Consiliului Judeţean Cluj, obţinându-se astfel sprijin financiar pentru implementarea de noi tehnologii de informaţii şi comunicaţii şi pentru creşterea calificării personalului Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Cluj, în scopul oferirii unor servicii de calitate cetăţenilor din judeţul Cluj.

Pentru creşterea calităţii serviciilor şi accesul rapid la informaţii, ai căror beneficiari sunt atât cetăţenii, cât şi funcţionarii instituţiei s-a achiziţionat un Info-chioşc.
De asemenea, s-a achiziţionat o unitate mobilă, în vederea preluării documentelor pentru tipărirea cărţilor de identitate. Acest gen de activităţi vin în sprijinul cetăţenilor netransportabili sau internaţi în instituţii de ocrotire socială, ori care locuiesc la distanţe mari de sediile Serviciilor Publice Comunitare Locale de Evidenţă a Persoanelor:

Modernizarea comunicării instituţionale prin introducerea tehnologiei informaţiei a avut ca rezultat creşterea eficienţei activităţii administraţiei publice, debirocratizarea şi creşterea calităţii serviciilor prestate cetăţenilor.
În acest sens, au participat la cursuri de perfecţionare de limba engleză (20 angajaţi) şi cursuri de instruire în operarea calculatorului ECDL (15 angajaţi):

De asemenea, au fost achiziţionate echipamente IT şi soft-uri, în vederea realizării unei arhive electronice a actelor de stare civilă păstrate de instituţie. În perioada martie-decembrie 2009 s-au cules şi scanat un număr de 35.000 de acte de către lucrătorii instituţiei:

3. Implementarea Sistemului de Management al Calităţii ISO 9001/2008 care presupune adoptarea unui standard internaţional SR EN ISO 9001/2008, demonstrându-se astfel competenţa Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Cluj de a furniza servicii operative şi de calitate respectiv obţinerea unor rezultate care să răspundă aşteptărilor exprimate de cetăţeni şi alţi beneficiari cât şi cerinţele legale aplicabile:

4. Participarea la unele proiecte finanţate din fonduri europene în calitate de parteneri, care au vizat punerea în legalitate cu acte de identitate a cetăţenilor de etnie romă de pe raza judeţului.

Obiectivele instituţiei în anul 2010

Obiective – Serviciul Evidenţă Persoane

Coordonarea şi controlul metodologic al activităţii serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor din jud. Cluj, privind desfăşurarea activităţii de evidenţă a persoanelor, precum şi în sistem de GHIŞEU UNIC.
Actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor în conformitate cu prevederile art. 7, lit.a. din O.G 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor.
Primirea cererilor şi documentele necesare, preluarea imaginilor cetăţenilor, şi eliberarea actelor de identitate şi cărţilor de alegător, pentru rezolvarea unor situaţii deosebite. Eficientizarea acestor activităţi prin creşterea gradului de utilizare a staţiei mobile de preluat imagini.
Colaborarea cu Biroul Judeţean de Administrare a Bazelor de Date pentru Evidenţa Persoanelor Cluj, în vederea verificării calităţii datelor preluate în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor de către serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor, precum şi de către serviciul din cadrul Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Cluj.
Monitorizarea calităţii informaţiilor cu care este actualizat Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor şi formularea de propuneri în vederea optimizării aplicaţiilor informatice.
Soluţionarea cererilor cetăţenilor privind informaţii de interes public, precum şi petiţiile sau reclamaţiile înregistrate la nivel judeţean.
Transmiterea datelor cu caracter personal din Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor, solicitate de instituţii în domeniul apărării, siguranţei naţionale şi ordinii publice, justiţie, administraţiile financiare, agenţii economici precum şi la cererea persoanelor fizice sau juridice în temeiul legii.
Efectuarea de verificări în teren pentru stabilirea statutului unor persoane,în situaţiile în care acestea sunt necesare pentru îndeplinirea sarcinilor de serviciu.
Colaborarea cu autorităţi ale administraţiei publice locale, cu atribuţii pe linia întocmirii şi eliberării documentelor de identitate, mişcării populaţiei şi evidenţei acesteia, în vederea reducerii numărului de cetăţeni care nu au solicitat eliberarea actului de identitate în termenele prevăzute de lege.
Soluţionarea petiţiilor cetăţenilor, inclusiv a celor referitoare la activitatea şi comportarea personalului serviciului public.
Formularea de propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, completarea şi modificarea metodologiilor de lucru, extinderea ori restrângerea unor sfere de activitate.
Popularizarea actelor normative pe linie evidenţa populaţiei prin toate mijloacele avute la dispoziţie.
Menţinerea şi îmbunătăţirea circuitului informaţional cu structurile cu atribuţii în plan profesional.
Eficientizarea acţiunilor desfăşurate cu staţia mobilă prin informarea autorităţilor locale privind posibilităţile pe care le avem de venire în sprijinul cetăţenilor aflaţi în situaţiile prevăzute de H.G.R. 1375/2006 şi creşterea numărului acestor acţiuni.
Actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu datele necesare ca urmare a soluţionării cererilor de eliberare a actelor de identitate, de stabilire a reşedinţei, de alocare a C.N.P., precum şi ca urmare a comunicărilor primite de la alte instituţii (S.P.C.E.P., paşapoarte, etc.), pentru eficientizarea acestor activităţi.
Optimizarea activităţii în cadrul serviciului, având în vedere creşterea semnificativă a volumului de muncă prin începerea preluării cererilor şi eliberarea cărţilor de identitate la nivelul direcţiei, în condiţiile scăderii numărului de lucrători.

Obiective – Serviciul Stare Civilă

Desfăşurarea activităţilor de instruire la nivelul D.J.E.P.- Cluj.
Acordarea sprijinului în vederea soluţionării speţelor.
Consiliere pe linie de stare civilă la cererea ofiţerilor de stare civilă.
Restudierea şi însuşirea temeinică a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de stare civilă, Manifestarea interesului faţă de modificările legislative şi însuşirea elementelor de noutate
      În continuare se va acorda o importanţă deosebită modului în care se înregistrează actele şi faptelor de stare civilă , transmitere a recomandărilor, punerea în practică a modificărilor şi completărilor , păstrarea şi arhivarea actelor, relaţia cu cetăţeanul.
      Implicarea, împreună cu ceilalţi factori responsabili de la nivel local, în activităţi care au scopul de a menţine legăturile cu unităţile sanitare în vederea prevenirii abandonului nou-născutului şi punerea în legalitate pe linie de stare civilă.
       Luarea măsurilor pentru îndosarierea registrelor de stare civilă aflate în păstrare din anul 1985 până în anul 1950 aceste fiind uşor deteriorate.

Obiective – Serviciul Juridic - Contencios, Resurse Umane, Integrare Europeană şi Relaţii Publice

Aplicarea prevederilor Legii unice a salarizării.
Stabilirea persoanelor care au dreptul la trecere în tranşă superioară de spor de vechime, conform vechimii în muncă.
Promovarea în treapta superioară de salarizare a personalului care întruneşte condiţiile stabilite prin lege, avansare rapidă şi avansare în grad.
Asigurarea constituirii fondului arhivistic neoperativ al documentelor rezultate din activitatea serviciilor din cadrul DJEP Cluj.
Întocmirea şi participarea la întocmirea proiectelor de hotărâri ce au legătură cu activitatea direcţiei.

Obiective – Serviciul Financiar - Contabil şi Asigurare Tehnico – Materială

Achiziţionarea a două Sisteme Server Bază de Calcul pentru stocarea şi gestionarea eficientă în condiţii de securitate a datelor care se prelucrează pe sisteme de calcul din instituţie şi din reţeaua VPN, cât şi pentru păstrarea datelor pe termen lung în condiţii optime.
Achiziţionarea unui Sistem de Supraveghere Video pentru arhiva de stare civilă, arhiva instituţiei, birouri şi pentru asigurarea magaziei de materiale cu elemente de particularizare (stare civilă şi evidenţa persoanelor).
Îmbunătăţirea măsurilor de securizare a accesului prin instalarea unui Sistem de Control Acces şi Pontaj la uşile încăperilor cu accesul limitat, precum şi de perfecţionare a sistemului actual de supraveghere şi alarmă antiefracţie.

Colaborarea cu alte instituţii

Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor colaborează cu mai multe instituţii de interes public, furnizând la solicitarea acestora, date despre persoanele aflate în evidenţă, potrivit normelor legale. Colaborează cu autorităţi ale administraţiei publice cu atribuţii pe linia întocmirii şi eliberării documentelor de identitate, mişcării populaţiei şi evidenţei acesteia, precum:
- Consiliul Judeţean Cluj;
- Instituţia Prefectului Judeţului Cluj;
- Inspectoratul de Poliţie a Judeţului Cluj;
- Consiliul Local al Municipiului Cluj-Napoca;
- Primăria Cluj-Napoca; Ministerul Administraţiei şi Internelor;
- Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date;
- Judecătoria Cluj-Napoca;
- Tribunalul Cluj;
- Curtea de Apel Cluj;
- Baroul Cluj;
- Parchetul de pe lângă Tribunalul Cluj;
- Tribunalul Militar Cluj;
- Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Cluj;
- Direcţia Generală a Finanţelor Judeţului Cluj;
- Administraţia Financiară a Judeţului Cluj;
- Direcţia Regională Vamală şi
- Direcţia Judeţeană de Sănătate Publică.